مؤلفه‌هاي اثربخشي سازماني و موارد كاربرد آن‌ها

مؤلفه‌هاي اثربخشي سازماني و موارد كاربرد آن‌ها

انتخاب چهارچوب و روش مناسب براي سنجش اثربخشي بستگي به شرايط سازمان، عملكرد ساختار سازمان، عملكرد افراد سازمان در مناصب مختلف اداري و سازماني و تاًثيرات فعاليت‎‌هاي سازمان بر روي محيط بيرون دارد. همچنين انتخاب روش ارزيابي بستگي به شكل و مسئله مورد علاقه سازمان نيز دارد. البته امكان دارد كه سازمان بنا به موقعيت، براي ارزيابي اثربخشي از مدل‌ها يا روش‌ها به تنهايي يا به صورت تركيبي استفاده نمايد (دفت، ترجمه پارساييان و اعرابي، 1385).

حميدي‌زاده مؤلفه‌هاي اثربخشي سازماني و عرصه‌هاي كاربرد هر يك از آن‌ها را مطابق جدول 2-8 ارائه نموده است:

جدول 2-8 مؤلفه‌هاي اثربخشي سازماني و عرصه‌هاي كاربرد آن‌ها.

منبع: حميدي‌زاده 1379.

معيارها و مقياس‌هاي اثربخشي سازماني

در دهه 1960 و اوائل دهه 1970 تحقيقات وسيعي در مورد اثربخشي سازماني صورت گرفت. با مروري بر اين تحقيقات به معيارهاي سي‌گانه متفاوتي دست مي‌يابيم.

1- اثربخشي كلي: ارزيابي كلي كه تا حد زيادي از معيارهاي متعددي بهره مي‌جويد، معمولاً از طريق تركيب نمودن اسناد عملكرد گذشته يا بدست آوردن ارزيابي‌هاي كلي و يا اينكه از طريق قضاوت‌هاي اشخاص بصير و مطلع نسبت به عملكرد سازمان، اندازه‌گيري مي‌شود.

2- بهره‌وري: معمولا به عنوان مقدار يا حجم محصولات يا خدمات عمده‌اي كه توسط سازمان ارائه مي‌گردد، تعريف مي‌شود. و مي‌تواند در سه سطح فردي، گروهي و سازماني كه از طريق مراجعه به اسناد و ارزيابي‌هاي موجود و تركيب آنها در مورد سنجش واقع مي‌شود.

3- كارايي: نسبتي است كه مقايسه‌اي را بين برخي از جنبه‌هاي عملكرد واحد با هزينه‌هاي متحمل شده جهت تحقق آن نشان مي‌دهد.

4- سود: مبلغ درآمد حاصل از فروش منهاي كل هزينه و تعهدات ايجاد شده است. معمولا نرخ برگشت از سرمايه و درصد بازدهي فروش كل را مي‌توان معادل سود دانست.

5- كيفيت: كيفيت محصول يا خدمات عمده‌اي كه به وسيله سازمان ارائه مي‌شود ممكن است شكلهاي عملياتي متعددي را به خود بگيرد كه بوسيله نوع محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان تعيين مي‌شود.

6- حوادث: ميزان سوانحي كه حين كار اتفاق مي‌افتد و اتلاف وقت را موجب مي‌شود.

7- رشد: به وسيله افزايش در متغيرهايي نظير كل نيروي كار، ظرفيت كارخانه، دارايي‌ها، ميزان فروش، سود و سهم بازار و همچنين ميزان ابداعات و اختراعات جديد، نشان داده مي‌شود. بر مقايسه وضعيت فعلي سازمان با وضعيت گذشته آن دلالت مي‌كند.

8- ميزان غيبت در كار: تعريف متداول از غيبت اشاره به غيبت‌هاي غير موجه دارد، اما علاوه بر اين تعاريف متعددي از غيبت وجود دارد ( نظير كل زمان غيبت نسبت به ميزان وقوع حوادث).

9- جابه‌جايي (ترك خدمت): ميزان خاتمه خدمتهايي كه به صورت داوطلبانه صورت مي‌گيرد و معمولاً از طريق مراجعه به اسناد بايگاني شده، قابل تشخيص است.

10- رضايتمندي شغلي: رضايتمندي شغلي را به طرق مختلفي تعبير و تعريف كرده‌اند، اما يك نظريه معتبر آن را به عنوان رضايت فرد به نسبت به آنچه كه از شغل براي او حاصل مي‌شود، تعريف مي‌كنند.

11- انگيزش: معمولاً به ميزان آمادگي فرد براي درگير شدن در اعمال هدفمند و يا فعاليت‌هاي شغلي اطلاق مي‌شود. انگيزش، احساس مرتبط با رضايتمندي حاصل از نتايج كار فرد نيست، بلكه بيشتر به آمادگي يا ميل به كار براي تحقق اهداف شغلي بر مي‌گردد.

12- روحيه: به عنوان پديده‌اي گروهي كه متضمن تلاش مضاعف، يكي شدن اهداف فرد و سازمان و ايجاد تعهد و احساس تعلق است، تعريف مي‌شود. روحيه، مسئله‌اي گروهي بوده و انگيزش، موضوعي فردي به حساب مي‌آيد.

13- كنترل: ميزان و توزيع كنترل مديريت در يك سازمان است كه به مدد آن رفتار اعضاء سازمان تحت نفوذ قرار گرفته و جهت داده مي‌شود.

14- انسجام/تعارض: انسجام به عنوان اينكه، افراد در سازمان همديگر را دوست داشته، با هم خوب كار كنند و ارتباطات همه جانبه و باز با هم داشته باشند و تلاش‌هاي كاري آنها هماهنگ باشد، تعريف مي‌شود و تعارض به عنوان برخورد فيزيكي، لفظي، هماهنگي ضعيف و ارتباطات غير اثربخش تعريف شده است.

15- انعطاف‌پذيري/ انطباق: انطباق و انعطاف‌پذيري به توانايي يك سازمان براي تغيير رويه‌هاي استاندارد عملياتي خود در پاسخ به تغييرات محيطي سازمان اشاره دارد.

16- برنامه‌ريزي و هدف‌گذاري: به ميزاني كه يك سازمان به طور اصولي و منظم گام‌هايي را كه در آينده بايد بردارد، مشخص سازد و خود را درگير رفتار هدف‌گذاري شده كند، اشاره دارد.

17- اجماع در هدف: جداي از تعهد واقعي به اهداف سازماني، اجماع در هدف به ميزاني كه همه افراد يك سازمان، هدف واحدي را براي سازمان خود متصورند، اشاره دارد.

18- نهادينه كردن اهداف سازماني: به پذيرش اهداف سازماني اشاره داشته و بر اين باور است كه اهداف سازماني صحيح و درست هستند.

19- سازگاري نقش و هنجار: به حد و حدودي كه اعضاي سازمان در خصوص موضوعاتي از قبيل نگرش‌هاي مساعد سرپرستي، انتظارات نقش، روحيه و الزامات نقش توافق دارند، اشاره مي‌كند.

20- مهارتهاي ارتباطي مديريتي: به سطوح مهارتهايي كه مديران در ارتباط با سرپرستان، زيردستان و همكاران خود در قالب ارائه حمايت‌هاي مختلف، يا تسهيل تعاملات سازنده و مفيد و ايجاد اشتياق براي تحقق اهداف و عملكرد عالي به كار مي‌گيرند، اشاره دارد.

21- مهارتهاي انجام وظيفه مديريتي: به سطوح مهارتهاي كلي اشاره دارد كه مديران سازمان و رهبران گروه‌ها براي تحقق وظايف سازماني لازم دارند. مهارت‌هايي مديران در هنگام تعامل با اعضاء سازمان به كار مي‌برند در اين مقوله قرار نمي‌گيرند.

22- مديريت اطلاعات و ارتباطات: كارايي، صحت و دقت در تجزيه و تحليل اطلاعات مهم براي اثربخشي سازماني

23- آمادگي: قضاوت كلي در خصوص اين احتمال كه سازمان خواهد توانست، برخي از وظايف جديدي كه از آن خواسته مي‌شود را به طور موفقيت‌آميز انجام دهد.

24- بهره‌برداري از محيط: ميزان يا حدي كه سازمان به طور موفقيت‌آميز با محيط خود در تعامل بوده و منابع با‌ارزش و كمياب مورد نياز خود را بدست مي‌آورد.

25- ارزيابي به وسيله پديده‌هاي خارجي: ارزيابي راجع به سازمان يا واحد كه به وسيله افراد و سازمان‌هاي موجود در محيط صورت مي‌گيرد. وفاداري و اعتماد به سازمان، حمايت گروه‌هايي نظير عرضه‌كنندگان مواد اوليه، مشتريان، سهام‌داران، مؤسسات اجرايي و افراد جامعهتحت عنوان فوق مطرح مي‌شود.

26- ثبات: حفظ و نگه‌داري ساختار، بخش‌هاي كاركردي سازمان و منابع مورد نياز آنها در طي زمان، به ويژه در دوره‌هاي حساس زماني.

27- ارزش منابع انساني: نوعي معيار تركيبي كه به ارزش كلي اعضاء سازمان بر مي‌گردد و در قالب ترازنامه يا حسابداري بيان مي‌شود.

28- مشاركت و نفوذ مشترك: ميزان يا حدي كه افراد، درون سازمان در اتخاذ تصميماتي كه مستقيماً بر كار و سرنوشت آنها تاًثير مي‌گذارد، مشاركت دارند.

29- تاًكيد بر آموزش و توسعه: ميزان تلاش و كوششي كه سازمان جهت بهسازي و توسعه منابع انساني خود به كار مي‌گيرد.

30- تاًكيد بر مؤفقيت: مقايسه‌اي است بين نياز فردي براي رسيدن به مؤفقيت و ارزشي كه سازمان براي تحقق اهداف جديد عمده خود قائل است (رابينز، ترجمه الواني و دانايي‌فرد، 1391).

تئوري‌هاي اثربخشي سازماني

ديدگاه ليكرت[1] (1961-1967)

رنسيس ليكرت براي اثربخشي سازمان به سه متغير توجه مي‌كند : متغير علتي[2]، ميانجي[3]، غايتي[4]. كه در بحث اثربخشي در طي زمان قابل استفاده‌اند.

متغيرهاي علتي: عبارتند از آن عواملي كه در جريان رشد و توسعه درون يك سازمان و نتايج و حاصل كار آن تاًثير مي‌كنند. اين متغيرها، آن متغيرهاي مستقلي هستند كه به‌وسيله سازمان و مديريت آن مي‌توانند تغيير يا تعديل پيدا كنند و نه متغيرهايي نظير شرايط عمومي تجارت كه وراي كنترل سازمان تجاري است. راهبردها[5]، مهارتها و رفتار رهبري، تصميمات مديريت، خط‌مشي‌ها و ساخت سازمان مثالهاي متغيرهاي علتي است.

متغيرهاي ميانجي: راهبردها، مهارتها و رفتار رهبري و ساير متغيرهاي علتي بر منابع انساني يا متغيرهاي ميانجي يك سازمان اثر مي‌گذارند. بزعم ليكرت، متغيرهاي ميانجي وضع جاري شرايط دروني سازمان را بيان مي‌كنند و در ويژگي‌‌هاي آن نظير مهارت‌ها، وظيفه شناسي، تعهد به هدف‌ها، انگيزش‌ها، ارتباطات، تصميم‌گيري و قابليت براي تعامل اثربخش، منعكس مي‌شود. متغيرهاي ميانجي با ساختن و توسعه دادن سازمان ربط دارند و هدفهاي درازمدت محسوب مي‌شوند. بازسازي متغيرهاي ميانجي يك گروه در يك سازمان كوچك ممكن است يك تا سه سال وقت بگيرد و در سازمان‌هاي بزرگ اين كار تا هفت سال طول بكشد.

متغيرهاي بازده يا غايتي: عبارتند از متغيرهاي وابسته‌اي[6] كه دستاوردهاي سازمان را منعكس مي‌كنند. شايد بيش از 90 درصد مديران، در ارزشيابي اثربخشي سازمان‌ها فقط به سنجش بازده[7] توجه دارند. از اين رو اثربخشي يك مدير بازرگاني غالباً به‌وسيله سود خالص تعيين مي‌شود، اثربخشي يك استاد دانشگاه به‌وسيله تعداد مقالات و كتابهايي كه چاپ كرده معين مي‌شود و اثربخشي يك مربي بسكتبال با تعداد برد و باخت‌هاي تيم او تعيين مي‌گردد (هرسي و بلانچارد ترجمه علاقه‌بند،1386).

رابطه ميان اين سه طبقه از متغيرها را مي‌توان به صورت محركهائي[8] (متغيرهاي علتي) كه بر روي ارگانيسم[9] (متغيرهاي ميانجي) عمل مي‌‌‌كنند و پاسخهاي[10] معيني (متغيرهاي بازده يا غايتي) را مي‌آفرينند، تصور كرد.

ديدگاه استيرز[11] (1977)

استيرز هفده مطالعه در زمينه اثربخشي سازماني را بررسي كرده و چهارده معيار قابل سنجش كه در دو مطالعه يا بيش از آن آمده، خلاصه نموده است. از اين معيارها انطباق‌پذيري و انعطاف‌پذيري در ده مطالعه، بهره‌وري در شش و رضايت شغلي در پنج مطالعه ذكر گرديده است. جدول (2-9)

او مدل فرايندي براي تجزيه و تحليل اثربخشي، شامل سه مؤلفه را طرح نمود: بهينه سازي اهداف، يك ديدگاه سيستمي و يك تاًكيد رفتاري. اين رويكرد او (مدل فرآيندي) چهار تاًثير مهم بر سازمان را تركيب مي‌كند: " ويژگي‌هاي محيطي، ويژگي‌هاي كاركنان، ويژگي‌هاي سازماني و سياست‌ها و اقدامات مديريتي" از ديدگاه استيرز هر يك از اين‌ها بايستي با سه مورد ديگر براي كسب اثربخشي هماهنگ باشند.

استيرز نتيجه مي‌گيرد كه اثربخشي سازماني به عنوان فرآيند، بهتر درك مي‌شود چون فرآيند داراي ماهيت اقتضايي است و براي روشن نمودن ساخت و اثربخشي سازماني لازم است. در گام اول همه متغيرها در قلمرو اثربخشي شناسايي شوند و آنگاه تعيين شود  كه چگونه متغيرهايي كه مشابه هستند به يكديگر مرتبط شوند (استيرز، 1977).

جدول 2-9 معيارهاي اثربخشي سازماني از ديدگاه استيرز.

منبع: استيرز، 1977.

ديدگاه كمپل[12] (1977)

كمپل (1977) ادبيات اثربخشي سازماني را مورد بحث قرار داده و به دنبال اين بود كه تشخيص دهد"  چگونه معيارهاي سنجش اثربخشي سازماني بهبود مي‌يابند؟". زيرا اين معيارها بايستي براي مقايسه سازمان‌ها، ارزيابي تاًثيرات، بهبود سازماني و تعيين اينكه چه ويژگي‌هايي از سازمان‌ها با اثربخشي سازماني به عنوان يك ساختار پايه مربوط هستند، به كار روند." كمپل سازمان‌ها را در قالب دو اصل كلي هدف‌مدار و سيستم طبيعي بررسي نمود و با رشد مطالعات در مورد اثربخشي سازماني در دهه 1960 و 1970 طبقه بندي خاصي از معيارهاي گوناگون مورد استفاده در ادبيات اثربخشي را ارائه نمود. او بر فقدان نسبي ارزش در پژوهش و يافتن معيارهاي عيني اثربخش معتقد بود و پيشنهاد كرد كه توسعه مدل‌هاي خاص سازماني مبتني بر مفروضات صريح، داراي آينده روشني است. معيارهاي اثربخشي سازماني وي از اين قرار است: اثربخشي - كارايي – كيفيت – رشد - ترك خدمت – انگيزش – انعطاف – كنترل – اجماع در هدف – توافق و سازگاري نقش و هنجار – مهارت‌هاي مربوط به وظايف مديريتي – مديريت ارتباطات و اطلاعات – ارزيابي توسط هويت‌هاي خارجي – مشاركت و تاًثير در تصميم‌گيري – تاًكيد بر هدف – بهره‌وري – سود – حوادث – غيبت – رضايت شغلي – روحيه – تاًكيد بر آموزش و رشد – انسجام/ تضاد – طرح‌ريزي و هدف‌گذاري – دروني شدن اهداف سازماني – مهارت‌هاي بين فردي مديريت – آمادگي – استفاده از محيط – ثبات – ارزش منابع انساني (كمپل، 1977).

ديدگاه پارسونز[13]

تالكوت پارسونز در يك مدل نسبتاً جامع، اثربخشي سازماني را مورد تبيين قرار داده است و مدلي براي ارزيابي اثربخشي سازماني ارائه داده است.

پارسونز براي اثربخشي سازماني چهار مؤلفه (انطباق، تحقق هدف، انسجام، پايداري و حفظ الگوها) قائل است كه هر يك چهار شاخص دارد. در نتيجه، در مدل اثربخشي سازماني پارسونز شانزده شاخص مطرح مي‌شود. در جدول 2-10 مدل اثربخشي سازماني تالكوت پارسونز ارائه شده است:

جدول 2-10 مؤلفه‌هاي مدل اثربخشي سازماني پارسونز.

منبع: ميركمالي و فرخ‌نژاد، 1382

[1]. Likert

[2]. Causal

[3]. Intervening

[4]. End- result

[5]. Strategies

[6]. Dependent variables

[7]. Output

[8]. Stimuli

[9]. Organism

[10]. Responses

[11]. Steers

[12]. Campell

[13]. Parsons